目次｜「担当者がいない」を言い訳にしないIT化の進め方
| Section | Theme |
| 01 | IT化は「詳しい人探し」から始めなくていい |
| 02 | 最初にやるべきは、業務の棚卸しではなく「詰まり」の発見 |
| 03 | 90日で進めるIT化ロードマップ |
| 04 | 社内DX担当者がいない会社の役割分担 |
| 05 | 失敗しないためのセキュリティと外部支援の使い方 |
01｜IT化は「詳しい人探し」から始めなくていい
「うちにはITに詳しい社員がいない」「情報システム担当者を置く余裕がない」「クラウドやAIの話を聞いても、何から始めればよいかわからない」。
滋賀県内の中小企業では、こうした悩みは珍しくありません。製造業、建設業、卸小売、地域サービス、介護、観光関連など、日々の現場が忙しい会社ほど、IT化は後回しになりがちです。
しかし、結論から言えば、IT化の最初の一歩に「専任のDX担当者」は必須ではありません。
中小企業のIT化で最初に必要なのは、プログラミングができる人ではなく、「どの業務が詰まっているか」を見抜ける人です。
○ よくある状態 / IT化で目指す状態
○日報が紙で、月末にまとめて集計している / 当日中に入力され、現場別・担当別に見える
○請求書をExcelで作り、会計ソフトにも再入力している / 請求・入金・会計の流れをつなげる
○在庫数を担当者の記憶に頼っている / 共有表やクラウドで最新数を確認できる
○社長しか案件状況を把握していない / 幹部・現場責任者も同じ情報を見られる
つまり、IT化の目的は「詳しい人を置くこと」ではありません。会社の情報の流れを整え、判断の遅れを減らすことです。
02｜最初にやるべきは、業務の棚卸しではなく「詰まり」の発見
IT化というと、まず全業務を洗い出そうとする会社があります。これは悪くありません。ただし、最初から細かく棚卸ししすぎると、現場が疲れます。
担当者がいない会社ほど、最初に見るべきなのは「全業務」ではなく「詰まっている業務」です。
○詰まりの種類 / 現場で起きていること
○転記の詰まり / 同じ情報を何度も入力している
○確認の詰まり / 最新情報が誰に聞かないとわからない
○ 集計の詰まり / 月末・週末に誰かがExcelをまとめている
○判断の詰まり / 社長や幹部が数字を見るまでに時間がかかる
○引き継ぎの詰まり / 特定の人が休むと業務が止まる
専門用語で言えば、これは「業務プロセスの可視化」です。業務プロセスとは、仕事が始まり、誰かに渡り、確認され、完了するまでの流れのことです。
担当者がいない会社のIT化は「小さな司令塔」を作る
社内に巨大な情報システム部門を作る必要はありません。業務を知る人、判断する人、外部の専門家をつなぐ小さな司令塔を作ることが、担当者不在の会社に合った進め方です。
03｜90日で進めるIT化ロードマップ
DX担当者がいない会社では、半年かけて大きな計画を作るより、90日で1つの業務を改善する方が現実的です。
| 期間 | やること | 成果物 |
|—|—|—|
| 1〜2週目 | 詰まりを見つける | 紙・Excel・二重入力・属人化の一覧 |
| 3〜4週目 | 1テーマに絞る | 最初にIT化する業務を決定 |
| 2か月目 | 小さく試す | フォーム化、共有表、クラウド導入など |
| 3か月目 | 効果を測る | 削減時間、ミス減少、確認回数の変化 |
最初から全社最適を狙うより、まず1つの業務で「IT化すると楽になる」という実感を作ることが大切です。
| 最初に選びやすい業務 | なぜ向いているか |
|—|—|
| 日報・作業報告 | 現場状況が早く見える |
| 勤怠管理 | 集計時間と給与計算ミスを減らしやすい |
| 請求書発行 | 月末業務の負担が見えやすく減る |
| 在庫・備品管理 | 確認電話や探し物を減らせる |
| 案件・顧客管理 | 社長や幹部が進捗を把握しやすい |
04｜社内DX担当者がいない会社の役割分担
DX担当者がいない会社でも、役割を分ければIT化は進められます。むしろ、最初から1人に丸投げしない方がうまくいきます。
| 役割 | 担う人 | やること |
|—|—|—|
| 決める人 | 社長・幹部 | 目的、優先順位、予算を決める |
| 業務を知る人 | 現場責任者・事務担当 | 実際の流れ、困りごと、例外処理を出す |
| 試す人 | 少人数の利用者 | 新しい運用を試し、改善点を出す |
| 整える人 | 外部専門家・支援者 | ツール選定、設定、運用設計を支援する |
ここで一番避けたいのは、「若い社員だからIT担当」という決め方です。大事なのは、システムに詳しいことよりも、業務の流れを説明できることです。
05｜失敗しないためのセキュリティと外部支援の使い方
IT化を進めると、クラウドサービス、ID、パスワード、顧客情報、取引情報、従業員情報を扱う場面が増えます。だからこそ、セキュリティは後回しにできません。
| 最初にやるセキュリティ対策 | 内容 |
|—|—|
| パスワード管理 | 使い回しをやめ、重要サービスは二段階認証を使う |
| アカウント管理 | 退職者・異動者のIDを放置しない |
| バックアップ | 会計、顧客、案件、設計、写真など重要データを守る |
| 権限管理 | 全員が全情報を見られる状態にしない |
| クラウド選定 | 価格だけでなく、安全性・サポート・継続性を見る |
また、滋賀県内では、滋賀県産業支援プラザなどがDX支援、DX相談、専門家相談、補助金、事例紹介などを案内しています。
経営者・幹部向けチェックリスト
| チェック項目 | Yes |
|—|—|
| 同じ情報を2回以上入力している | □ |
| 紙の書類を見ないと状況がわからない | □ |
| Excelの最新版が誰の手元にあるかわからない | □ |
| 月末や週末に集計作業が集中している | □ |
| 社長や幹部が数字を見るまでに数日かかる | □ |
| 特定の人が休むと業務が止まる | □ |
| 請求漏れ、発注漏れ、在庫ズレが起きている | □ |
| 顧客対応や案件進捗が個人任せになっている | □ |
| パスワードやアカウントの管理が曖昧である | □ |
まとめ｜DX担当者がいない会社でもIT化は始められる
DX担当者がいない会社でも、IT化は始められます。最初に必要なのは、専門部署を作ることではありません。
紙、Excel、口頭、属人化で詰まっている業務を見つけ、1つの業務から小さく改善することです。
社長・幹部が目的を決め、現場や事務の担当者が業務の流れを説明し、必要な部分を外部専門家に支援してもらう。この形なら、専任担当者がいない中小企業でも現実的に進められます。
DXの最初の一歩に迷ったら、ネコノテDXへご相談ください
IT化は、大きなシステムを入れることから始める必要はありません。まずは、紙・Excel・二重入力・属人化している業務を整理し、「どこをIT化すれば経営判断が早くなるか」を見極めることが大切です。
ネコノテDXでは、滋賀県内の中小企業向けに、業務の棚卸し、IT化の優先順位づけ、バックオフィス効率化、現場業務のデジタル化などを、会社の状況に合わせてご相談いただけます。