目次｜紙を減らすだけでなく、探す時間と承認待ちを減らす
| Section | Theme |
| 01 | 総務・庶務の紙はなぜ増え続けるのか |
| 02 | ペーパーレス化で最初に見るべき5つの業務 |
| 03 | 電子化してよい紙・残すべき紙・判断が必要な紙を分ける |
| 04 | 90日で進める総務・庶務ペーパーレス化ロードマップ |
| 05 | 失敗しないための注意点と経営者・幹部の役割 |
01｜総務・庶務の紙はなぜ増え続けるのか
滋賀県内の中小企業では、総務・庶務担当者が、備品管理、社内申請、稟議、契約書、郵送物、押印、会議資料、車両管理、施設管理、社内規程、各種台帳などを幅広く担当していることが少なくありません。製造業、建設業、地域サービス、小売、介護など、現場を持つ会社ほど、事務所と現場の間で紙が行き来しやすくなります。
総務・庶務の紙が増える理由は、単に「紙文化が残っているから」ではありません。多くの場合、紙が承認、証跡、保管、検索、引き継ぎの役割をまとめて担っているからです。申請書に印鑑を押す。契約書をファイルに綴じる。備品台帳をExcelで印刷する。会議資料を配る。これらは一見すると非効率ですが、社内では「誰が確認したか」「どこに保管したか」を示す役割も持っています。
だからこそ、ペーパーレス化は「紙をなくす」と言うだけでは進みません。紙が担っていた役割を、デジタル上でどう置き換えるかを決める必要があります。
ペーパーレス化の目的は、紙の枚数を減らすことだけではありません。探す時間、承認待ち、転記、紛失、期限漏れ、保管スペースを減らし、総務・庶務担当者が問い合わせ対応やファイル探しに追われない状態を作ることです。
| よくある状態 | 起きる問題 |
| 申請書が紙で回っている | 承認待ち、紛失、差し戻しの履歴が見えにくい |
| 契約書や証明書が紙ファイルに分散している | 更新期限や保管場所が担当者頼みになる |
| 備品・車両・鍵などの台帳がExcelと紙で二重管理 | 最新情報が一致せず、確認作業が増える |
| 会議資料を毎回印刷している | 準備時間、印刷コスト、差し替え作業が増える |
| 社内規程や様式がフォルダごとに散らばっている | 古い様式を使い続けるリスクがある |
国税庁の電子帳簿保存法関係ページでは、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引について制度別に情報が整理されています。総務・庶務のペーパーレス化でも、単にPDFにするだけでなく、どの文書を、どの要件で、どのように保存するかを確認する視点が大切です。
02｜ペーパーレス化で最初に見るべき5つの業務
総務・庶務のペーパーレス化は、全書類を一気に電子化しようとすると失敗しやすくなります。最初は、紙の移動や確認に時間がかかっている業務から始めるのが現実的です。
1. 社内申請・稟議
備品購入、出張申請、経費申請、押印申請、休暇申請、社用車利用申請などは、ペーパーレス化の効果が出やすい領域です。紙で回覧していると、誰の手元で止まっているかわかりにくく、差し戻し理由も残りにくくなります。
ワークフローとは、申請、承認、差し戻し、完了までの流れを仕組み化することです。ワークフローを使うと、承認者、期限、履歴が残りやすくなります。
2. 契約書・証明書・重要文書
契約書、覚書、許認可書類、保険証券、リース契約、賃貸借契約などは、保管場所と更新期限が重要です。紙ファイルだけで管理していると、担当者が休んだときに探せない、更新時期に気づかない、といった問題が起きます。
電子契約や文書管理システムを使う場合は、原本性、検索性、閲覧権限、更新通知、保管ルールを決めます。すべてを電子契約にする必要はありませんが、少なくとも「どこに何があり、いつ更新が必要か」が見える状態にすることが重要です。
3. 備品・車両・鍵・施設管理
総務・庶務では、備品、PC、スマホ、社用車、鍵、制服、工具、会議室、駐車場など、会社の資産や利用状況を管理します。これらは小さな業務に見えますが、管理が曖昧だと探し物、重複購入、返却漏れ、更新漏れにつながります。
4. 会議資料・社内通達
会議資料や社内通達を紙で配ると、差し替え、再配布、保管が発生します。共有フォルダや社内ポータルを使い、最新版を一か所に置くことで、印刷や探す時間を減らせます。
5. 社内規程・様式
就業規則、経費規程、出張規程、申請様式、マニュアルなどは、古い版が残りやすい文書です。最新版の置き場を一つに決め、改定履歴を残すことで、社内の混乱を減らせます。
図解：申請・承認・保管・検索をつなぐペーパーレス化
03｜電子化してよい紙・残すべき紙・判断が必要な紙を分ける
ペーパーレス化で大切なのは、すべての紙を同じ扱いにしないことです。すぐ電子化できるもの、原本確認が必要なもの、法令や取引先ルールを確認すべきものを分けます。
| 分類 | 例 | 進め方 |
| すぐ電子化しやすい紙 | 会議資料、社内通達、備品申請、社内アンケート | PDF化、フォーム化、共有フォルダ化から始める |
| ルールを決めて電子化する紙 | 稟議書、契約書控え、台帳、点検記録 | 承認履歴、保管場所、閲覧権限を決める |
| 専門家確認が必要な紙 | 税務関係書類、電子取引データ、契約原本 | 税理士、社労士、法務担当、専門家と確認する |
| 紙原本を残す可能性があるもの | 印鑑証明、許認可、相手先指定書類など | 原本保管と電子コピーの役割を分ける |
電子帳簿保存法に関係する書類や電子取引データは、保存要件の確認が必要です。また、取引先や行政手続きによっては紙原本が必要な場合もあります。ここを曖昧にしたまま「全部PDFでよい」と判断すると、後で困る可能性があります。
一方で、社内の申請書、会議資料、備品管理、社内通達、様式管理などは、比較的始めやすい領域です。まずは法令リスクの低い社内文書から始め、慣れてきたら契約書や証憑管理へ広げるとよいです。
04｜90日で進める総務・庶務ペーパーレス化ロードマップ
総務・庶務のペーパーレス化は、スキャナを買って紙をPDFにするだけでは不十分です。最初の90日では、紙が発生している業務を棚卸しし、社内申請と文書保管のルールを整えることを目標にします。
図解：90日で進める総務・庶務ペーパーレス化
| 期間 | やること | 成果物 |
| 1〜2週目 | 紙が発生する業務を棚卸しする | 申請書、契約書、台帳、会議資料、社内様式の一覧 |
| 3〜4週目 | 電子化の優先順位を決める | すぐ電子化、要ルール化、専門家確認の分類 |
| 2か月目 | 社内申請を1つ電子化する | 備品申請、押印申請、出張申請などのフォーム化 |
| 3か月目 | 保管場所と命名ルールを統一する | 共有フォルダ、文書管理、更新期限管理 |
| 90日後 | 効果を数字で確認する | 紙枚数、探す時間、承認日数、問い合わせ件数の変化 |
最初に見るべき成果指標は、次のようなものです。
| 成果指標 | 見る理由 |
| 紙の申請件数 | ペーパーレス化の進み具合がわかる |
| 承認までの日数 | 業務の停滞が減ったかを見る |
| 文書を探す時間 | 総務・庶務の問い合わせ負担を測る |
| 古い様式の使用件数 | 最新版管理ができているかを見る |
| 更新期限の見落とし件数 | 契約・保険・許認可の管理精度を見る |
ここで大切なのは、最初から完璧な文書管理システムを作らないことです。まずは、よく使う申請書を1つフォーム化し、保存先を決め、命名ルールを統一するだけでも効果があります。
05｜失敗しないための注意点と経営者・幹部の役割
ペーパーレス化で失敗しやすいのは、「紙も残す、電子も残す」という二重管理です。紙の申請書を残したまま、同じ内容をフォームにも入力する。契約書を紙で保管しながら、PDFも別フォルダに置く。台帳をExcelで更新し、印刷した紙にも書き込む。これでは仕事は減りません。
経営者・幹部が決めるべきことは、細かいフォルダ名ではありません。次の5つです。
| 経営者・幹部が決めること | 内容 |
| 目的 | 紙削減、承認短縮、探す時間削減、期限管理など |
| 対象範囲 | どの申請、どの文書、どの部署から始めるか |
| 保存ルール | どこへ保存し、誰が更新し、いつ見直すか |
| 権限 | 誰が閲覧、編集、承認できるか |
| やめる作業 | 紙回覧、二重入力、印刷配布、古い様式の利用など |
特に重要なのは「やめる作業」を決めることです。電子化したのに紙も同じように残すと、総務・庶務担当者の仕事は増えます。新しい仕組みを入れるなら、どの紙をやめるのか、どの紙は残すのか、経営判断として明確にする必要があります。
また、セキュリティも欠かせません。総務・庶務の文書には、契約、従業員情報、取引先情報、施設情報、鍵や資産の管理情報などが含まれます。全員がすべてを見られる状態にせず、閲覧権限、編集権限、共有リンク、退職者アカウント、バックアップを管理します。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」も参考になります。
制度対応が関係する文書は、税理士、社会保険労務士、法務担当、専門家と確認しながら進めることが大切です。ペーパーレス化は紙をなくす運動ではなく、必要な文書を正しく残し、必要なときにすぐ探せる状態を作る取り組みです。
経営者・幹部向けチェックリスト
次の項目に3つ以上当てはまるなら、総務・庶務業務のペーパーレス化に取り組む価値があります。5つ以上なら、早めに着手した方がよい状態です。
| チェック項目 | Yes |
| 申請書や稟議書を紙で回覧している | □ |
| 契約書や証明書を探すのに時間がかかる | □ |
| 備品、車両、鍵などの台帳が二重管理になっている | □ |
| 会議資料を毎回印刷している | □ |
| 社内規程や申請様式の最新版がわかりにくい | □ |
| 承認が誰のところで止まっているかわからない | □ |
| 更新期限や保険期限を担当者の記憶に頼っている | □ |
| 共有フォルダの命名ルールが統一されていない | □ |
| 退職者や異動者のアクセス権限が不安 | □ |
まとめ｜総務・庶務のペーパーレス化は、探す時間と承認待ちを減らす経営改善
総務・庶務業務をペーパーレス化する目的は、紙の枚数を減らすことだけではありません。社内申請、承認、文書保管、期限管理、検索をつなげ、探す時間、承認待ち、二重入力、紛失、更新漏れを減らすことです。
最初にやるべきことは、すべての紙をスキャンすることではありません。紙が発生している業務を棚卸しし、すぐ電子化できるもの、ルールを決めて電子化するもの、専門家確認が必要なものに分けることです。
まずは90日。社内申請を1つ電子化し、保存先と命名ルールを決め、文書を探す時間や承認日数を数字で確認する。そこから、滋賀県の中小企業に合った現実的なペーパーレス化が始まります。
DXの最初の一歩に迷ったら、ネコノテDXへご相談ください
総務・庶務のペーパーレス化は、スキャナやクラウドストレージを入れるだけではうまくいきません。まずは、申請、承認、保管、検索、期限管理の流れを棚卸しし、「どこを変えれば探す時間・承認待ち・二重管理が減るか」を見極めることが大切です。
ネコノテDXでは、滋賀県内の中小企業向けに、総務・庶務業務の棚卸し、社内申請の電子化、文書管理ルールづくり、バックオフィス業務改善などを、会社の状況に合わせてご相談いただけます。
「ペーパーレス化したいが、何から始めればよいかわからない」という段階でも大丈夫です。まずはお気軽にご相談ください。
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出典・参考資料
- 国税庁「電子帳簿保存法関係」：https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
- e-Govポータル：https://www.e-gov.go.jp/
- IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」：https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
- 公益財団法人 滋賀県産業支援プラザ：https://www.shigaplaza.or.jp/