目次｜専門担当者がいなくても、会社のITは管理できる
01｜IT担当者がいない会社で起きやすい問題
02｜最初に作るべきは「IT資産管理台帳」
03｜ID・パスワード・バックアップを最低限整える
04｜90日で始める情報システム管理ロードマップ
05｜外部支援を使いながら社内に残すべき判断
01｜IT担当者がいない会社で起きやすい問題
滋賀県内の中小企業では、専任の情報システム担当者を置けない会社が多くあります。製造業、建設業、卸小売、地域サービス、介護、観光関連など、日々の業務を優先する中で、パソコン、スマホ、プリンター、クラウドサービス、メール、会計ソフト、勤怠システム、販売管理システムの管理が、総務や経理、社長、少し詳しい社員に分散しているケースは珍しくありません。
この状態でも、普段は何とか業務が回ります。しかし、トラブルが起きたときに問題が表面化します。誰がどのパソコンを使っているかわからない。退職者のアカウントが残っている。クラウドサービスの管理者が前任者のまま。バックアップがあると思っていたが復元できない。保守契約の更新期限がわからない。こうした小さな放置が、業務停止や情報漏えいのリスクにつながります。
情報システム管理とは、会社で使うIT機器、ソフト、クラウド、ID、データ、契約、セキュリティを、業務が止まらないように管理することです。難しい専門用語に聞こえますが、最初にやるべきことは高度なシステム設計ではありません。何を使っていて、誰が管理していて、何が止まると困るのかを見える化することです。
PCやスマホの利用者一覧がない
起きる問題：故障、紛失、退職時の対応が遅れる
管理者IDが個人任せ
起きる問題：担当者不在時に設定変更や解約ができない
クラウド契約が部署ごとに分散
起きる問題：二重契約、不要課金、権限放置が起きる
バックアップの有無が曖昧
起きる問題：障害や誤削除のとき復旧できない
問い合わせ先が決まっていない
起きる問題：トラブル時に社内が混乱する
IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」は、経営者が認識し実施すべき指針と、社内で実践する手順や手法をまとめた資料です。2026年7月3日に更新された第4.0版では、バックアップも基本対策として追加されています。IT担当者がいない会社ほど、こうした公的ガイドを参考に、まず基本を固めることが大切です。
02｜最初に作るべきは「IT資産管理台帳」
IT担当者がいない会社が最初に取り組むべきことは、IT資産管理台帳を作ることです。IT資産とは、会社で使っているパソコン、スマホ、タブレット、プリンター、ネットワーク機器、ソフト、クラウドサービス、メールアカウント、ドメイン、サーバー、保守契約などのことです。
台帳と聞くと面倒に感じるかもしれません。しかし、最初から完璧である必要はありません。まずはExcelやスプレッドシートで十分です。重要なのは、会社のITがどこにあり、誰が使い、誰が管理し、止まると何が困るのかを一覧にすることです。
機器
確認する内容：PC、スマホ、プリンター、ルーター、NASなど
利用者
確認する内容：誰が使っているか、部署、拠点
管理者
確認する内容：設定変更や契約管理を誰ができるか
契約
確認する内容：ソフト、クラウド、保守、更新期限、費用
重要度
確認する内容：止まると業務にどれくらい影響するか
バックアップ
確認する内容：どこに、いつ、何を保存しているか
この台帳があるだけで、退職時のアカウント削除、PC入れ替え、クラウド契約の見直し、保守更新、トラブル時の問い合わせがかなり楽になります。
特に注意したいのが「管理者」です。クラウドサービスやネットワーク機器の管理者IDが、個人メールや退職者メールに紐づいていることがあります。この状態は危険です。会社として管理できるメールアドレスや管理ルールを決め、属人化を減らす必要があります。
図解：IT担当者がいない会社の情報システム管理の流れ
03｜ID・パスワード・バックアップを最低限整える
IT資産を見える化したら、次に整えるべきはID、パスワード、バックアップです。ここは専門担当者がいなくても、経営者・幹部が方針を決めれば進められます。
ID管理とは、誰がどのサービスを使えるかを管理することです。社員の入社、異動、退職に合わせて、必要な権限を付与し、不要になった権限を削除します。退職者アカウントが残っていると、情報漏えいや不正利用のリスクになります。
パスワード管理では、使い回しを避けることが基本です。重要なサービスでは二段階認証を使います。二段階認証とは、パスワードに加えて、スマホアプリや確認コードなど別の確認を行う仕組みです。
バックアップは、データを失ったときに復旧するための控えです。ここで重要なのは「バックアップを取っているつもり」ではなく、「復元できることを確認する」ことです。会計データ、顧客データ、図面、契約書、写真、販売管理データなど、止まると困るデータから優先的に確認します。
ID管理
最初にやること：入社・退職・異動時の追加削除ルールを決める
パスワード
最初にやること：使い回しをやめ、重要サービスは二段階認証にする
バックアップ
最初にやること：重要データの保存先と復元方法を確認する
更新管理
最初にやること：OS、ウイルス対策、業務ソフトの更新状況を見る
問い合わせ先
最初にやること：トラブル時の社内窓口と外部相談先を決める
中小企業にとって、セキュリティ対策は難しい専門活動ではありません。まずは、IDを放置しない、パスワードを使い回さない、バックアップを取る、更新を止めない、困ったときの相談先を決める。この基本だけでも、リスクは大きく下げられます。
04｜90日で始める情報システム管理ロードマップ
情報システム管理は、いきなり大企業のような体制を作る必要はありません。最初の90日では、会社のIT資産を把握し、IDとバックアップを整え、外部支援の使い方を決めることを目標にします。
図解：90日で整える情報システム管理ロードマップ
1〜2週目
やること：IT資産を棚卸しする
成果物：PC、スマホ、クラウド、ソフト、契約の一覧
3〜4週目
やること：IDと管理者権限を整理する
成果物：管理者ID、退職者アカウント、権限一覧
2か月目
やること：バックアップと更新状況を確認する
成果物：重要データ、保存先、復元方法、更新ルール
3か月目
やること：外部支援と社内窓口を決める
成果物：保守先、相談先、緊急連絡、社内担当
90日後
やること：継続管理の頻度を決める
成果物：月次・四半期の点検チェックリスト
最初に見るべき成果指標は、次のようなものです。
IT資産の把握率
見る理由：何を持っているか見えているか
退職者アカウントの残存数
見る理由：権限放置のリスクを見る
バックアップ確認済みデータ数
見る理由：復旧できる状態かを見る
管理者IDの属人化件数
見る理由：特定の人しか管理できない状態を減らす
トラブル時の相談先整備
見る理由：業務停止時に迷わず動けるかを見る
ここで大切なのは、IT管理を「詳しい社員の善意」に頼りすぎないことです。詳しい社員がいることはありがたいですが、その人が休んだり退職したりすると管理が止まる状態は危険です。会社として最低限の台帳とルールを持つ必要があります。
05｜外部支援を使いながら社内に残すべき判断
社内IT担当者がいない会社では、外部支援を使うことが現実的です。パソコン設定、ネットワーク、クラウド導入、バックアップ、セキュリティ、保守契約など、すべてを社内で抱える必要はありません。
ただし、外部へ丸投げしてはいけない部分もあります。それは、経営判断に関わる優先順位です。どの業務を止めてはいけないか。どのデータを守るべきか。どのクラウドサービスを使い続けるか。どこまで費用をかけるか。これは外部業者ではなく、経営者・幹部が決めるべきことです。
PC設定、ネットワーク設定
社内で決めるべきこと：どの業務を優先して守るか
クラウドサービス導入支援
社内で決めるべきこと：どのデータを誰が見られるか
バックアップ設計
社内で決めるべきこと：復旧時に何を最優先するか
セキュリティ対策の助言
社内で決めるべきこと：どこまでコストをかけるか
トラブル対応
社内で決めるべきこと：社内の連絡順と判断者
滋賀県内では、滋賀県産業支援プラザなどが中小企業向けの相談窓口や専門家支援を案内しています。社内だけで抱え込まず、外部支援を使いながら、自社に必要な管理水準を決めることが大切です。
情報システム管理は、会社を大きくするためだけのものではありません。日々の業務を止めないため、社員が安心してITを使うため、顧客や取引先からの信頼を守るための土台です。
経営者・幹部向けチェックリスト
次の項目に3つ以上当てはまるなら、情報システム管理を見直す価値があります。5つ以上なら、早めに着手した方がよい状態です。
□ 会社のPCやスマホの一覧がない
□ クラウドサービスの管理者が誰かわからない
□ 退職者アカウントが残っている可能性がある
□ パスワードを複数人で共有している
□ 重要データのバックアップ復元を確認したことがない
□ 保守契約やクラウド契約の更新期限がわからない
□ トラブル時の相談先が決まっていない
□ ITに詳しい社員へ何となく任せている
□ セキュリティ対策を後回しにしている
まとめ｜IT担当者がいない会社ほど、まず台帳とルールを持つ
社内IT担当者がいない会社の情報システム管理は、難しい専門知識から始める必要はありません。最初にやるべきことは、会社で使っているPC、スマホ、クラウド、ソフト、ID、契約、バックアップを見える化することです。
次に、ID管理、パスワード、二段階認証、バックアップ、更新管理、問い合わせ先を整える。ここまでできれば、トラブル時の混乱や属人化をかなり減らせます。
IT管理は、詳しい社員の善意に頼るものではありません。経営者・幹部が、何を守るか、何を外部に任せるか、どの業務を止めてはいけないかを決める。そこから、滋賀県の中小企業に合った現実的な情報システム管理が始まります。
DXの最初の一歩に迷ったら、ネコノテDXへご相談ください
情報システム管理は、専門担当者がいない会社ほど後回しになりがちです。しかし、PC、ID、クラウド、バックアップ、セキュリティの管理が曖昧なままでは、DXやIT化を進めるほどリスクも増えます。
ネコノテDXでは、滋賀県内の中小企業向けに、IT資産の棚卸し、クラウドサービス整理、ID管理、バックアップ確認、情報システム管理の基本ルールづくりなどを、会社の状況に合わせてご相談いただけます。
「社内にIT担当者がいない」「何から管理すればよいかわからない」という段階でも大丈夫です。まずはお気軽にご相談ください。
相談はこちら：ネコノテDXに相談する
出典・参考資料
- IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」：https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
- サイバーセキュリティ・ポータルサイト：https://security-portal.cyber.go.jp/
- 経済産業省「デジタルガバナンス・コード」：https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dgc/dgc.html
- 公益財団法人 滋賀県産業支援プラザ：https://www.shigaplaza.or.jp/