目次｜在庫数を見るだけでなく、受注・発注・納期をつなげる
01｜なぜ在庫・発注・受注はバラバラになりやすいのか
02｜最初に見るべきは「在庫表」ではなく「モノと情報の流れ」
03｜IT活用で欠品・過剰在庫・納期遅れを減らすポイント
04｜90日で始める在庫・発注・受注管理ロードマップ
05｜失敗しないための注意点と経営者・幹部の役割
01｜なぜ在庫・発注・受注はバラバラになりやすいのか
滋賀県内の中小企業では、製造業、卸小売、建設資材、設備工事、地域サービス業などで、在庫管理、発注管理、受注管理が別々に動いていることがよくあります。受注は営業のExcel、在庫は倉庫の表、発注は担当者の経験、納期回答は電話確認。このような状態でも日々の業務は回りますが、欠品、過剰在庫、納期遅れ、確認電話が増えやすくなります。
在庫管理の問題は、単に「在庫数が合わない」ことだけではありません。受注予定、出荷予定、発注予定、入荷予定、仕入先のリードタイムがつながっていないことが本当の問題です。
リードタイムとは、発注してから入荷するまでの期間のことです。たとえば、発注してから5日後に入荷する商品と、翌日に入荷する商品では、発注判断が変わります。現在庫だけを見ていると、数日後に足りなくなる品目や、逆に過剰に抱えている品目が見えにくくなります。
在庫・発注・受注管理を効率化する目的は、単なる入力削減ではありません。欠品を減らし、過剰在庫を抑え、納期回答を早くし、社長や幹部が資金繰りや利益に影響する在庫を見えるようにすることです。
在庫表がExcelで担当者ごとに分かれている
経営上の問題：最新在庫がわからず、確認電話が増える
受注情報と在庫情報がつながっていない
経営上の問題：受注後に欠品や納期遅れが判明する
発注判断が担当者の経験頼み
経営上の問題：欠品、過剰在庫、発注漏れが起きやすい
入荷予定が共有されていない
経営上の問題：納期回答や現場段取りが遅れる
滞留在庫が見えにくい
経営上の問題：資金が寝て、保管スペースも圧迫する
経済産業省の「デジタルガバナンス・コード」でも、デジタル活用は企業価値向上や経営ビジョンと結びつけて考えるものとされています。在庫・発注・受注管理のIT化も、単なる事務効率化ではなく、利益と資金繰りに関わる経営改善です。
02｜最初に見るべきは「在庫表」ではなく「モノと情報の流れ」
在庫管理を改善しようとすると、多くの会社はまず在庫表をきれいにしようとします。もちろん在庫表は重要です。しかし、在庫表だけを整えても、受注、発注、入荷、出荷の流れがつながっていなければ、またすぐに数字がズレます。
最初に見るべきなのは、モノと情報の流れです。受注が入る。現在庫を確認する。足りなければ発注する。入荷予定を確認する。納期を回答する。出荷する。請求する。この流れのどこで情報が止まっているかを見つけます。
受注
確認すること：誰が、どの形式で、いつ受注情報を記録するか
在庫
確認すること：現在庫、引当済み在庫、入荷予定が分かれているか
発注
確認すること：発注点、最低在庫、発注単位、仕入先が決まっているか
入荷
確認すること：入荷予定と実入荷のズレを確認しているか
出荷
確認すること：出荷予定、欠品、納期回答が共有されているか
ここで重要なのが「引当」という考え方です。引当とは、現在庫のうち、すでに受注や出荷予定に使う分を確保することです。たとえば在庫が10個あっても、すでに8個が受注済みなら、自由に使える在庫は2個です。現在庫だけを見ると判断を誤ります。
IT活用では、現在庫だけでなく、受注残、発注残、入荷予定、出荷予定を一緒に見られるようにすることが重要です。最初から高価なシステムを入れなくても、共有表やクラウド管理から始めることはできます。
図解：受注・在庫引当・発注・納期回答をつなぐ流れ
03｜IT活用で欠品・過剰在庫・納期遅れを減らすポイント
在庫・発注・受注管理でITを使うときは、いきなり全品目を完璧に管理しようとしないことが大切です。品目数が多い会社ほど、最初からすべてを対象にすると現場が疲れます。まずは欠品が多い品目、金額が大きい品目、納期遅れの影響が大きい品目、保管スペースを圧迫している品目から始めます。
1. 品目コードと名前を統一する
同じ商品や部材が、担当者によって違う名前で登録されていると、検索も集計もできません。品目コード、品名、規格、単位、仕入先を統一することが第一歩です。
2. 発注点とリードタイムを設定する
発注点とは、この数量を下回ったら発注する、という基準です。リードタイムが長い品目や、欠品すると現場が止まる品目は、発注点を慎重に決める必要があります。
3. 入出庫をできるだけ早く記録する
在庫がズレる原因の多くは、入荷や出荷の記録が遅れることです。倉庫、現場、事務所のどこで記録するかを決め、できるだけ当日中に反映する運用を作ります。
4. 滞留在庫を見える化する
滞留在庫とは、長期間動いていない在庫です。滞留在庫は資金を寝かせ、保管スペースを使います。売上につながっていない在庫を定期的に確認することで、仕入や販売の見直しにつながります。
欠品防止
ITでできること：発注点、入荷予定、受注残を見える化する
過剰在庫防止
ITでできること：滞留在庫、回転率、在庫金額を確認する
納期回答の短縮
ITでできること：在庫引当、入荷予定、出荷予定を共有する
発注漏れ防止
ITでできること：発注候補リストや承認フローを作る
二重入力削減
ITでできること：受注、在庫、発注、請求のデータ連携を進める
04｜90日で始める在庫・発注・受注管理ロードマップ
在庫・発注・受注管理のIT化は、最初から全品目・全拠点で始める必要はありません。最初の90日では、欠品や確認作業が多い品目に絞り、在庫、受注、発注の流れを見える化します。
図解：90日で始める在庫・発注・受注管理ロードマップ
1〜2週目
やること：受注・在庫・発注の流れを棚卸しする
成果物：Excel、紙、担当者、確認作業の一覧
3〜4週目
やること：最初に管理する品目を絞る
成果物：欠品が多い品目、金額が大きい品目、重要品目
2か月目
やること：在庫表を共有化し、入出庫ルールを決める
成果物：品目コード、現在庫、引当、入荷予定の表
3か月目
やること：発注点と発注候補を運用する
成果物：発注候補リスト、未入荷一覧、納期回答ルール
90日後
やること：効果を数字で確認する
成果物：欠品件数、確認電話、在庫金額、発注漏れ件数
最初に見るべき成果指標は、次のようなものです。
欠品件数
見る理由：現場停止や納期遅れが減ったかを見る
過剰在庫金額
見る理由：資金と保管スペースの改善を見る
在庫確認の電話回数
見る理由：情報共有が進んだかを見る
発注漏れ・二重発注件数
見る理由：発注管理の精度を見る
納期回答までの時間
見る理由：顧客対応の速さを見る
ここで大切なのは、成果を「在庫表がきれいになったか」だけで判断しないことです。経営者・幹部が見るべきなのは、欠品、過剰在庫、納期回答、資金繰り、粗利への影響です。
05｜失敗しないための注意点と経営者・幹部の役割
在庫・発注・受注管理のIT化で失敗しやすいのは、現場に入力だけを増やしてしまうことです。入荷時に紙へ書き、Excelにも入力し、さらにシステムにも入力する。これでは仕事が増えるだけです。
経営者・幹部が決めるべきことは、次の5つです。
目的
内容：欠品防止、過剰在庫削減、納期回答短縮、発注漏れ防止など
対象範囲
内容：どの品目、倉庫、現場、取引先から始めるか
入力ルール
内容：誰が、いつ、入荷・出荷・発注を記録するか
判断基準
内容：発注点、最低在庫、承認金額、納期回答ルール
やめる作業
内容：紙台帳、二重入力、電話確認、個人Excel管理など
特に重要なのは「やめる作業」を決めることです。新しい在庫管理表を作ったのに、古いExcelや紙台帳も残すと、どれが正しいかわからなくなります。IT化は新しい入力先を増やすことではなく、正しい情報の置き場を一つに近づけることです。
また、受注、在庫、発注データには、取引先、仕入先、価格、納期、顧客情報が含まれます。クラウドで共有する場合は、閲覧権限、編集権限、バックアップ、退職者アカウント削除など、基本的な情報セキュリティ対策も必要です。IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」も参考になります。
経営者・幹部向けチェックリスト
次の項目に3つ以上当てはまるなら、在庫管理・発注管理・受注管理のIT化に取り組む価値があります。5つ以上なら、早めに着手した方がよい状態です。
□ 在庫表がExcelや紙で分かれている
□ 最新在庫を確認するために電話や口頭確認が必要
□ 欠品や納期遅れがたびたび起きている
□ 発注判断が担当者の経験に頼っている
□ 過剰在庫や滞留在庫の金額が見えにくい
□ 受注情報と在庫情報がつながっていない
□ 入荷予定や出荷予定が社内で共有されていない
□ 同じ商品名・部材名が複数の表記で登録されている
□ 在庫金額が資金繰りに与える影響を見られていない
まとめ｜在庫・発注・受注管理のIT化は、利益と資金繰りを守る仕組み
在庫管理・発注管理・受注管理を効率化するIT活用術は、単に在庫表をデジタル化することではありません。受注、在庫引当、発注、入荷予定、出荷予定、納期回答をつなげ、欠品、過剰在庫、発注漏れ、納期遅れを減らすことです。
最初にやるべきことは、大きなシステムを入れることではありません。モノと情報の流れを棚卸しし、欠品や確認作業が多い品目に絞り、現在庫、引当、入荷予定、発注点を見える化することです。
まずは90日。全品目ではなく重要品目から始め、在庫確認の電話、欠品件数、過剰在庫金額、納期回答までの時間を数字で確認する。そこから、滋賀県の中小企業に合った在庫・発注・受注管理のIT化が始まります。
DXの最初の一歩に迷ったら、ネコノテDXへご相談ください
在庫管理・発注管理・受注管理の効率化は、システムを入れるだけではうまくいきません。まずは、受注、在庫、発注、入荷、出荷、納期回答の流れを棚卸しし、「どこを変えれば欠品・過剰在庫・確認電話・納期遅れが減るか」を見極めることが大切です。
ネコノテDXでは、滋賀県内の中小企業向けに、在庫表の整理、発注ルールづくり、受注情報の見える化、現場と事務所の情報共有、バックオフィス連携などを、会社の状況に合わせてご相談いただけます。
「在庫や発注をIT化したいが、何から始めればよいかわからない」という段階でも大丈夫です。まずはお気軽にご相談ください。
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出典・参考資料
- 経済産業省「デジタルガバナンス・コード」：https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dgc/dgc.html
- 中小企業庁「2025年版 中小企業白書」：https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/chusho/index.html
- IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」：https://www.ipa.go.jp/security/guide/sme/about.html
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